Dubbelzijdige rapportering via Peppol
Het wetsontwerp voorziet in een dubbelzijdige rapporteringsverplichting. Zowel de leverancier of dienstverrichter als zijn afnemer zal de relevante factuurgegevens moeten doorgeven (nieuw artikel 53quinquies, §§ 1 en 2 Btw-Wetboek).
De rapportering moet gebeuren binnen een termijn van maximaal vijf kalenderdagen, behoudens in gevallen van overmacht die de Koning vastlegt. De concrete termijnen zullen bij koninklijk besluit worden vastgelegd. De gegevensuitwisseling zal via het Peppol-netwerk verlopen (nieuw artikel 53quinquies, § 4 Btw-Wetboek).
De verplichting heeft in hoofdzaak betrekking op binnenlandse B2B-handelingen die niet zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 Btw-Wetboek en waarvoor een gestructureerde elektronische factuur moet worden uitgereikt.
Intracommunautaire handelingen vallen buiten deze nationale regeling. Daarvoor voorziet de Europese ViDA-richtlijn vanaf 1 juli 2030 in een afzonderlijk rapporteringssysteem dat de huidige intracommunautaire opgave zal vervangen (artikel 53sexies Btw-Wetboek en artikel 5 van Richtlijn (EU) 2025/516).
Ook verbeterende stukken, waaronder creditnota's, zullen moeten worden gerapporteerd. De rapportering gebeurt op basis van de factuur zoals die is uitgereikt en ontvangen, dus voor de inhoudelijke controle door de afnemer. Fouten worden rechtgezet via een verbeterend stuk dat op zijn beurt wordt gerapporteerd.
Welke factuurgegevens zullen worden gerapporteerd?
De definitieve lijst van te rapporteren gegevens zal bij koninklijk besluit worden vastgesteld. De rapportering mag daarbij uitsluitend betrekking hebben op gegevens die volgens de btw-regelgeving verplicht op de gestructureerde elektronische factuur of het daarmee gelijkgestelde document moeten worden vermeld.
Volgens de toelichting van de gemachtigde van de regering aan de Raad van State zouden de gegevens bedoeld in artikel 5, § 1, 1° en 5° tot 11°, KB nr. 1 worden gerapporteerd, aangevuld met de btw-identificatienummers van leverancier en afnemer. Het gaat onder meer om de factuurdatum en het factuurnummer, de aard van de handeling, de maatstaf van heffing, het btw-tarief en de verschuldigde btw (advies nr. 79.900/3, voetnoot 2).
De namen en adressen van leverancier en afnemer komen in deze voorlopige selectie niet voor, hoewel zij wel verplichte factuurvermeldingen zijn. Of zij ook definitief buiten de rapportering blijven, zal uit het uitvoeringsbesluit moeten blijken.
Dat besluit zal eveneens de concrete rapporteringstermijnen en technische modaliteiten bepalen. De wet zelf voorziet in verzending via het Peppol-netwerk (nieuw artikel 53quinquies, § 4 Btw-Wetboek). Volgens de memorie van toelichting komt er geen afzonderlijke applicatie of API van de FOD Financiën.
Jaarlijkse klantenlisting verdwijnt, maar niet voor iedereen
Voor belastingplichtigen die onder de nieuwe verplichte elektronische rapportering vallen, wordt de jaarlijkse klantenlisting afgeschaft.
Voor handelingen verricht in 2027 blijft de bestaande verplichting echter behouden: die klantenlisting moet nog uiterlijk op 31 maart 2028 worden ingediend.
Een belangrijke uitzondering geldt voor niet in België gevestigde belastingplichtigen die over een Belgisch btw-nummer beschikken. Zij worden vanaf 2028 niet verplicht om hun uitgaande handelingen elektronisch te rapporteren.
Voor deze buitenlandse belastingplichtigen blijft de jaarlijkse klantenlisting in beginsel behouden voor handelingen verricht tot en met 30 juni 2030. Zij kunnen wel kiezen voor vrijwillige elektronische rapportering van alle betrokken handelingen onder hun Belgisch btw-nummer. In dat geval vervalt de jaarlijkse klantenlisting voor die handelingen (nieuw artikel 53quinquies, § 5 Btw-Wetboek).
Opvallend: rapportering verplicht, zelfs zonder verplichte e-factuur
Belgische leveranciers zullen dus ook elektronisch moeten rapporteren wanneer zij binnenlandse handelingen verrichten voor buitenlandse ondernemingen met een Belgisch btw-nummer, hoewel voor die handelingen geen verplichte gestructureerde e-factuur geldt.
Zo zal een Belgische leverancier die goederen levert in België aan een Nederlandse onderneming met een Belgisch btw-nummer, de factuurgegevens moeten rapporteren. De buitenlandse afnemer heeft die verplichting niet. Het gaat dus om een eenzijdige rapportering (nieuw artikel 53quinquies, § 1, tweede lid Btw-Wetboek).
De Raad van State plaatst in zijn advies nr. 79.900/3 vraagtekens bij de verenigbaarheid van deze uitbreiding met artikel 273 van de Btw-richtlijn. Hij beveelt aan de rapportering in afwachting van de ViDA-regels vanaf 1 juli 2030 te beperken tot gevallen waarin ze in het verlengde ligt van de elektronische facturering, of voor de overige gevallen een Europese machtiging te vragen op grond van artikel 395 van de Btw-richtlijn.
De regering volgt dit advies niet. Volgens haar laat artikel 273 een afzonderlijke rapporteringsverplichting toe, zolang daarmee geen bijkomende factureringsverplichting wordt opgelegd, zonder dat daarvoor een Europese machtiging nodig is.
De Europese rechtsgrond blijft daarmee een juridisch discussiepunt.
Ook intragroepstransacties binnen btw-eenheden
Het wetsontwerp bevat eveneens specifieke bepalingen voor btw-eenheden.
De rapporteringsverplichting rust juridisch op de individuele leden van de btw-eenheid. Zij geldt niet alleen voor de betrokken uitgaande en inkomende handelingen met derden, maar ook voor de goederen en diensten die leden onderling verstrekken en waarvoor een bijzonder stuk moet worden uitgereikt overeenkomstig artikel 53, § 3, derde lid Btw-Wetboek.
Van jaarlijkse totalen naar individuele facturen
De nieuwe rapportering betekent een belangrijke wijziging in de informatie waarover de btw-administratie zal beschikken.
In plaats van jaarlijkse totalen per afnemer ontvangt de administratie gegevens op factuurniveau, kort na de uitreiking of ontvangst ervan. Ook de huidige administratieve toleranties van de klantenlisting, waaronder die voor handelingen tot EUR 250, worden niet overgenomen in de nieuwe rapporteringsregeling.
De periodieke btw-aangifte blijft wel bestaan. De elektronische rapportering bevat immers niet alle informatie die nodig is om de verschuldigde btw en de aftrek vast te stellen.
Minder administratie, meer controle
De jaarlijkse klantenlisting verdwijnt voor de meeste ondernemingen, maar in ruil krijgt de btw-administratie veel sneller en gedetailleerder inzicht in hun transacties. Door de dubbelzijdige rapportering kan zij de factuurgegevens van leveranciers en afnemers vrijwel onmiddellijk vergelijken, zonder de btw-aangiften af te wachten.
Het wordt dus belangrijk de juiste gegevens te rapporteren. Een verkeerd btw-nummer, een onjuiste btw-behandeling of een foutief verwerkte creditnota kan sneller vragen oproepen dan voorheen. Volgens de memorie van toelichting is een verschil tussen beide rapporteringen op zich overigens geen bewijs van een onregelmatigheid. Een regularisatie volgt nooit automatisch, maar steeds na beoordeling door een bevoegde ambtenaar.
Een andere challenge is zonder twijfel het beroepsgeheim en de discretieplicht van bepaalde beroepsgroepen. Er zal moeten worden bekeken welke gegevens (automatisch) naar de fiscus worden verstuurd en welke niet strikt noodzakelijk zijn vanuit btw-oogpunt.
Wat betekent dit voor ondernemingen?
De voorbereiding op elektronische btw-rapportering gaat verder dan een technische aanpassing. Ondernemingen zullen moeten bepalen welke transacties onder de rapporteringsverplichting vallen en hoe de juiste btw-gegevens in hun systemen worden verwerkt. Daarbij verdienen onder meer creditnota's, transacties binnen btw-eenheden en handelingen met buitenlandse afnemers bijzondere aandacht.
1 januari 2028 komt snel dichterbij. Het wetsontwerp moet nog door de Kamer worden aangenomen. De concrete rapporteringsgegevens, termijnen en technische modaliteiten moeten nog bij koninklijk besluit worden vastgelegd. Gezien de voorbereidingstijd die ondernemingen nodig hebben, wordt het hoog tijd dat deze uitvoeringsregels bekend worden gemaakt.