Achtergrond
De verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen wordt in België per 1 januari 2026 van kracht. Elektronische facturen moeten worden opgesteld in een gestructureerd formaat, zodat automatische en elektronische verwerking mogelijk is, zonder manuele tussenkomst (zogenaamde "machine to machine" verwerking).
De verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken hangt af van drie essentiële voorwaarden.
De eerste voorwaarde is de partij die de factuur moet uitreiken: de belastingplichtige die in België is gevestigd en verplicht is om een factuur uit te reiken voor de desbetreffende transactie.
De eerste voorwaarde is de partij die de factuur moet uitreiken: de belastingplichtige die in België is gevestigd en verplicht is om een factuur uit te reiken voor de desbetreffende transactie.
De tweede voorwaarde betreft de ontvanger van de factuur. De ontvanger moet verplicht zijn zijn Belgische btw-nummer te verstrekken en de gestructureerde elektronische factuur te aanvaarden. Er zijn echter uitzonderingen, zoals volledig vrijgestelde btw-plichtigen (die geen recht hebben op btw-aftrek) en handelingen met niet-btw-plichtige afnemers, bijvoorbeeld onroerende werken voor particulieren.
De derde voorwaarde heeft betrekking op de transactie zelf. De verplichting geldt alleen voor handelingen die plaatsvinden in België, met uitzondering van bepaalde vrijgestelde handelingen op basis van artikel 44 van het BTW-Wetboek en intracommunautaire leveringen. Alle drie deze voorwaarden moeten tegelijkertijd van toepassing zijn voordat de verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken in werking treedt. Het is dus pas wanneer deze drie "vectoren" samenvallen dat de verplichting geldt.
Formaat en transmissienetwerk
Interoperabiliteit is essentieel voor het probleemloos en automatisch uitwisselen van gestructureerde e-facturen tussen bedrijven. Volgens de wet (art. 53, § 2bis W.BTW) moeten facturen voldoen aan de door de Koning vastgestelde normen voor semantiek, syntaxis en overdracht. Het KB bevestigt dat Peppol BIS het standaardformaat wordt voor gestructureerde elektronische facturen. Andere formaten mogen alleen gebruikt worden als er expliciet akkoord is tussen de betrokken partijen en als ze voldoen aan de Europese normen (EN 16931).
Het KB legt ook vast dat ondernemingen tegen 2026 Peppol BIS-klaar moeten zijn, wat betekent dat bedrijven in staat moeten zijn om Peppol BIS-facturen te verzenden en te ontvangen, ongeacht de afspraken met partners over alternatieve formaten.
Peppol zal naar verwachting een nog centralere rol gaan spelen, vooral gezien de verwachte essentiële functie voor toekomstige e-rapportering, die verplicht wordt vanaf 2028. Dit maakt Peppol niet alleen nu van groot belang, maar ook in de toekomst, wanneer het netwerk naar verwachting zal evolueren naar een zogenaamde "5-corner-model".
Afrondingsregels
Het KB wijzigt de afrondingsregels voor btw op facturen. Voor gestructureerde elektronische facturen die voldoen aan de Europese normen, is afronding alleen toegestaan op het totaalbedrag van de btw, niet per lijn (bijvoorbeeld per product of dienst). Afronding per lijn is daarom niet langer toegestaan voor dergelijke facturen.
Boetes
Het KB introduceert nieuwe boetes voor belastingplichtigen die niet beschikken over de noodzakelijke technische middelen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen. Deze overtreding wordt gesanctioneerd met een boete die oploopt bij herhaalde overtredingen:
• Eerste overtreding: 1.500 EUR
• Tweede overtreding: 3.000 EUR
• Vervolg overtredingen: 5.000 EUR
Deze boetenschalen zijn geïnspireerd op het bestaande boetebeleid voor het niet beschikken over een geregistreerd kassasysteem. Het KB stipuleert dat een overtreding pas als een tweede of volgende overtreding kan worden beschouwd wanneer de administratie de nieuwe inbreuk ten vroegste drie maanden na de vaststelling van de eerste administratieve geldboete heeft geconstateerd. Dit betekent dat belastingplichtigen binnen drie maanden na de eerste overtreding de kans krijgen om hun technische middelen in orde te brengen, zonder dat de boetes voor vervolg-overtredingen onmiddellijk van toepassing zijn.
Tot slot blijven de bestaande boetes voor het niet uitreiken van een factuur, of voor een onvolledige of onregelmatige factuur, onveranderd van toepassing en gelden deze eveneens voor gestructureerde elektronische facturen.