Achtergrond
Inmiddels heeft zich een indrukwekkende lijst van landen gevormd die digitale facturatie verplicht hebben gesteld of van plan zijn dit binnenkort te doen. De voornaamste drijfveer voor deze landen is het aanpakken van de btw-kloof, een bedrag dat in de miljarden loopt en waarvan de overheid om diverse redenen, waaronder fraude, er niet in slaagt te innen.
Aanvankelijk was het plan om de verplichte elektronische facturatie gefaseerd in te voeren, te beginnen met de grootste ondernemingen op basis van hun omzet.
Daarna zou de verplichting geleidelijk worden uitgebreid naar kleinere ondernemingen. Echter, uiteindelijk is besloten dat alle btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen zullen moeten uitreiken voor lokale B2B-transacties, volgens het 'big bang'-principe.
De verplichting tot het uitreiken van een elektronische factuur zal enkel van toepassing zijn wanneer de volgende drie belangrijke criteria gezamenlijk voldaan zijn:
Ten eerste moet de uitgever van de e-factuur in België zowel voor de btw geregistreerd als gevestigd zijn. Dit omvat ook btw-plichtigen die genieten van de omzetvrijstelling voor kleine ondernemingen (tot € 25.000), landbouwondernemingen die onder de bijzondere forfaitaire regeling vallen, en leden van btw-eenheden. In het geval van de btw-eenheden moeten de leden de elektronische factuur uitreiken onder hun eigen, individuele sub-btw-nummer.
Ten tweede, moet de ontvanger gehouden zijn om de e-facturatie te aanvaarden.
Inmiddels heeft zich een indrukwekkende lijst van landen gevormd die digitale facturatie verplicht hebben gesteld of van plan zijn dit binnenkort te doen. De voornaamste drijfveer voor deze landen is het aanpakken van de btw-kloof, een bedrag dat in de miljarden loopt en waarvan de overheid om diverse redenen, waaronder fraude, er niet in slaagt te innen.
Naast het aanpakken van de btw-kloof beoogt de regering aanzienlijke besparingen voor bedrijven te realiseren door de verdere stimulering van elektronische facturering, waaronder snellere betalingen van leveranciers en dienstverleners, lagere print- en portokosten, een efficiëntere verwerking van factureringsgegevens, verminderde archiveringskosten, enzovoort.
Wat is er gewijzigd ten opzicht van eerdere plannen?
Aanvankelijk was het plan om de verplichte elektronische facturatie gefaseerd in te voeren, te beginnen met de grootste ondernemingen op basis van hun omzet.
Daarna zou de verplichting geleidelijk worden uitgebreid naar kleinere ondernemingen. Echter, uiteindelijk is besloten dat alle btw-plichtigen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen zullen moeten uitreiken voor lokale B2B-transacties, volgens het 'big bang'-principe.
In de oorspronkelijke plannen, die mede onder druk van de Europese Commissie moesten worden bijgesteld, was er ook sprake van een e-reporting component. Dit betekende dat bepaalde gegevens transactioneel naar de administratie zouden worden verzonden. Hoewel het wetsontwerp deze e-reporting component niet bevat, blijkt uit de voorbereidende teksten dat de intentie om verplichte digitale transactionele rapportering in te voeren nog steeds bestaat.
Het Belgische e-invoicing systeem
De B2B e-factureringsregels zijn gebaseerd op de B2G e-factureringsregels die sinds 2019 van kracht zijn voor overheidsaanbestedingen (richtlijn 2014/55/EU). Dit betekent dat elektronische facturen verplicht moeten worden opgesteld volgens het PEPPOL BIS-formaat en moeten worden verzonden via het PEPPOL-netwerk.
Afwijkingen zijn echter toegestaan als beide partijen hiermee instemmen, maar in dat geval moeten de facturen nog steeds voldoen aan de Europese standaardnorm. Het betreft meer bepaald de Europese normen voor de semantiek (betekenis en inhoud) en de syntaxis (structuur en formaat) van de elektronische factuur, namelijk EN 16.931-1 en CEN/TS 16.931-2.
Afwijkingen zijn echter toegestaan als beide partijen hiermee instemmen, maar in dat geval moeten de facturen nog steeds voldoen aan de Europese standaardnorm. Het betreft meer bepaald de Europese normen voor de semantiek (betekenis en inhoud) en de syntaxis (structuur en formaat) van de elektronische factuur, namelijk EN 16.931-1 en CEN/TS 16.931-2.
Wanneer geldt de verplichting ?
De verplichting tot het uitreiken van een elektronische factuur zal enkel van toepassing zijn wanneer de volgende drie belangrijke criteria gezamenlijk voldaan zijn:
Criterium 1 – De hoedanigheid van de uitreiker
Ten eerste moet de uitgever van de e-factuur in België zowel voor de btw geregistreerd als gevestigd zijn. Dit omvat ook btw-plichtigen die genieten van de omzetvrijstelling voor kleine ondernemingen (tot € 25.000), landbouwondernemingen die onder de bijzondere forfaitaire regeling vallen, en leden van btw-eenheden. In het geval van de btw-eenheden moeten de leden de elektronische factuur uitreiken onder hun eigen, individuele sub-btw-nummer.
Niet onbelangrijk: ook buitenlandse entiteiten met een Belgische vaste inrichting voor btw-doeleinden vallen onder de verplichte e-facturatie.
De enige categorieën van belastingplichtigen die niet onderworpen zijn aan de verplichte e-facturatie zijn degenen die vallen onder een andere forfaitaire regeling dan de landbouwregeling, de belastingplichtigen die failliet verklaard zijn (enkel voor die activiteiten waarvoor ze failliet verklaard zijn), en de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn krachtens artikel 44 van het Wetboek van de btw. Dit geldt ongeacht of deze handelingen hen eventueel recht op btw-aftrek zouden verlenen.
Criterium 2 – De hoedanigheid van de ontvanger
Ten tweede, moet de ontvanger gehouden zijn om de e-facturatie te aanvaarden.
Belastingplichtigen die verplicht een gestructureerde elektronische factuur moeten ontvangen, zijn degenen die hun btw-identificatienummer moeten meedelen voor de transactie die gefactureerd wordt.
Dit betekent dat de vestigingsplaats van de onderneming niet van belang is, en dat buitenlandse entiteiten dus ook vallen onder de verplichting om e-facturatie te ontvangen.
De verplichting geldt eveneens voor belastingplichtigen die onderworpen zijn aan bijzondere regelingen, zoals vrijgestelde kleine ondernemingen en landbouwondernemingen.
De enige uitzondering vormen belastingplichtigen die enkel handelingen verrichten die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 W.BTW en daarom geen recht hebben op btw-aftrek.
Criterium 3 – Type handeling
Het derde criterium betreft specifiek de categorie van belastbare handelingen. Dit criterium wordt op verschillende manieren beperkt, zowel expliciet als impliciet, en deze beperkingen moeten tegelijkertijd in acht genomen worden.
Uit de combinatie van de in de wetgeving opgelegde beperkingen volgt dat de handelingen waarvoor een gestructureerde elektronische factuur moet worden uitgereikt, voornamelijk leveringen van goederen en diensten zijn die in België plaatsvinden en niet vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 W.BTW. In principe vallen enkel “lokale” handelingen onder de verplichting en geldt dit dus niet voor leveringen waarbij de goederen buiten België worden verzonden of vervoerd.
Uitvoeren waarbij de koper zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen vormen hierop een uitzondering.
Uitvoeren waarbij de koper zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen vormen hierop een uitzondering.
Fall-back optie
Belastingplichtigen die zelf niet over de benodigde geïnformatiseerde middelen beschikken om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, kunnen hiervoor een beroep doen op het HERMES-platform. Het platform zal als een soort 'vangnet' fungeren voor het geval de ontvanger nog niet aangesloten is op het PEPPOL-netwerk, waardoor de verzender alsnog zijn elektronische factuur kan versturen.
HERMES zet een gestructureerde elektronische factuur om in een PDF en houdt daarbij rekening met de Europese normen voor elektronische facturering.
Vervolgens wordt deze factuur per e-mail naar de ontvanger gestuurd. HERMES biedt daarnaast aan zowel ontvangers als verzenders de mogelijkheid om de bezorging van deze facturen op te volgen.
Vervolgens wordt deze factuur per e-mail naar de ontvanger gestuurd. HERMES biedt daarnaast aan zowel ontvangers als verzenders de mogelijkheid om de bezorging van deze facturen op te volgen.
Btw-eenheden
Voor btw-eenheden gelden nog de volgende specifieke regels:
• Elk lid van een btw-eenheid is verplicht een elektronische factuur te aanvaarden als de uitgifte ervan wettelijk verplicht is. Dit geldt ook wanneer een lid van een (aan de btw onderworpen) btw-eenheid enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 W.BTW. Ook in dat geval moeten ze de elektronische factuur aanvaarden.
• Wanneer transacties plaatsvinden binnen een btw-eenheid, dus tussen de leden onderling, zal ook een gestructureerde elektronische factuur (of bijzonder stuk dat aan dezelfde voorwaarden voldoet) vereist zijn. Dit is het geval als diezelfde transactie buiten de btw-eenheid, bijvoorbeeld tussen een lid en een niet-lid van de eenheid, ook een elektronische factuur zou vereisen.
Europese goedkeuring blijft nog wel een must
De verplichting tot e-facturatie kan volgens de btw-richtlijn enkel worden ingevoerd met goedkeuring van de EU commissie (machtiging van de Raad op voorstel van de Commissie). De aanvraag hiervoor werd reeds ingediend op 5 oktober 2023, en op dit moment is de administratie in overleg met de diensten van de Europese Commissie.
Het wetsontwerp suggereert dat, gezien de verleende machtigingen aan verschillende andere lidstaten die eveneens een verplichting tot elektronische facturering hebben ingevoerd, België hoogstwaarschijnlijk deze goedkeuring zal krijgen.
Ondersteunende maatregelen
Bij gesprekken met stakeholders kwam herhaaldelijk naar voren dat ondersteunende fiscale maatregelen essentieel zijn. De regering heeft gereageerd door wijzigingen aan te kondigen in de investeringsaftrek die op 1 januari 2025 van kracht worden. Deze wijzigingen omvatten een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen in facturatie, klantenrelatiebeheer, e-commerce en cyberbeveiliging. Voor kleine KMO's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, wordt fiscale steun geboden via een verhoogde kostenaftrek van 120% voor digitale abonnementen die elektronische facturering mogelijk maken, evenals voor advieskosten met betrekking tot de nieuwe wetgeving. Deze voordelen gelden alleen voor zelfstandigen en kleine ondernemingen in de belastbare tijdperken 2024-2027, met betrekking tot kosten die specifiek zijn gemaakt om te voldoen aan de verplichting van elektronische facturatie.
Impact
Het mag duidelijk zijn: voor de fiscus is de elektronische facturatie een enorme opportuniteit. Het laat toe om efficiënter de transacties van de belastingplichtigen te controleren.
Voor ondernemingen die nog steeds vertrouwen op traditionele papieren facturen of factureren via e-mail en PDF, is het moment aangebroken om de overstap naar een elektronisch facturatiesysteem voor te bereiden.
Het is belangrijk om te begrijpen wat deze transformatie betekent en welke invloed ze zal hebben op uw onderneming. Bedrijven kunnen de verplichting tot elektronische facturatie aangrijpen als een kans om hun btw-situatie meer onder controle te krijgen of te optimaliseren.
Voor meer informatie over het hangende wetsontwerp of ondersteuning bij de voorbereiding van uw e-invoicing traject, staat VAT Consult uiteraard tot uw beschikking.
Deze bijdrage is verschenen op TaxWin (te raadplegen op taxwin .be).
Deze bijdrage is verschenen op TaxWin (te raadplegen op taxwin .be).
