Contouren van de nieuwe regeling voor aftrek volgens “werkelijk gebruik” worden stilaan duidelijk

Een nieuw koninklijk besluit heeft een aantal belangrijke btw-wijzigingen doorgevoerd aan de koninklijke besluiten nrs. 1, 2, 3, 4, 10, 19, 22 en 59 (KB 26.10.2022, BS 10.11.2022).

Eén van de meest in het oog springende wijziging betreft het toepassingsgebied voor de verlegging van heffing inzake werk in onroerende staat. Hierover berichten we u in een aparte bijdrage.

Deze bijdrage bespreekt een andere belangrijke wijziging met betrekking tot de nieuwe elektronische voorafgaande kennisgeving die gemengde btw-plichtigen moeten naleven indien zij hun btw-aftrek willen uitoefenen volgens de methode van het werkelijk gebruik.

Het nieuwe KB introduceert de specifieke modaliteiten van deze nieuwe procedure die vooral de administratie beter moet bewapenen bij het controleren van gemengde btw-plichtigen.
De wijzigingen treden inwerking op 1 januari 2023.
Achtergrond

Gemengde btw-plichtige hebben transacties die deels onderworpen zijn een specifieke btw-vrijstelling (artikel 44 W.BTW) en kunnen om die reden niet alle input BTW recupereren. Een gemengde belastingplichtige is slechts voor een gedeelte van zijn economische activiteit aan de btw onderworpen (overige activiteiten zijn onderworpen aan een specifieke btw-vrijstelling krachtens artikel 44 W.BTW).

Teneinde zijn recht op aftrek uit te oefenen, past de gemende belastingplichtige in beginsel de regel van het algemeen verhoudingsgetal toe (art. 46, § 1 W.BTW). Enkel indien de belastingplichtige er specifiek om verzoekt, of wanneer het wordt opgelegd, kan de Belgische btw-administratie aan de belastingplichtige een vergunning verlenen die deze laatste toelaat om de btw-aftrek uit te oefenen op basis van het werkelijk gebruik (art. 46, § 2 W.BTW). Ontbreekt een dergelijke vergunning, zijn gemengde belastingplichtigen gehouden hun recht op aftrek te berekenen op basis van een algemeen verhoudingsgetal.

Met andere woorden: de huidige regeling vereist een ‘vergunning’ om toepassing te maken van het werkelijk gebruik. In de praktijk wordt er soms gewerkt volgens het principe van het werkelijk gebruik, zonder enige goedkeuring van de administratie. En als er ooit goedkeuring werd verleend, dan is het niet duidelijk of deze goedkeuring nog terug te vinden is.

De huidige manier van werken wordt als bijzonder inefficiënt ervaren. Het was dan ook hoog tijd om de procedure grondig te hervormen. De oplossing die men heeft gevonden is een nieuwe verplichte elektronische voorafgaande kennisgeving.

Geautomatiseerde procedure

De concrete regels van de nieuwe procedure zijn nu verder uitgewerkt in een nieuw KB dat verschillende wijzigingen aan het KB nr. 3 heeft gebracht. De nieuwe geautomatiseerde procedure voorziet voortaan een verplichte elektronische kennisgeving aan de hand van de aangifte van aanvang (E-604A) of wijziging (E-604B) van activiteit.

Dezelfde procedure is van toepassing wanneer de belastingplichtige ervoor opteert om het werkelijk gebruik niet meer toe te passen.

Het nieuwe KB bepaalt dat de kennisgeving moet gebeuren vóór het einde van de eerste aangifteperiode van het kalenderjaar (hetzij vóór 31 januari voor een belastingplichtige-maandindiener, hetzij vóór 31 maart voor een belastingplichtige-kwartaal-indiener). De keuze geldt dan voor de aftrek van de btw vanaf 1 januari van dat jaar.

Bij aanvang van de activiteit of bij het begin van een activiteit die van de belastingplichtige een gemengde belastingplichtige maakt, geldt er evenwel een andere termijn. Dan zal de kennisgeving moeten worden ingediend vóór de laatste dag van de eerste aangifteperiode die volgt op het begin van de activiteit of de verandering ervan.

De kennisgeving heeft uitwerking voor een periode van onbepaalde duur, die evenwel minstens loopt tot 31 december van het derde jaar volgend op de datum dat die kennisgeving in werking is getreden. Het doel van deze minimumperiode is te voorkomen dat men al te frequent wijzigt van regeling (algemeen verhoudingsgetal vs. werkelijk gebruik).

Ook bij beëindiging

Dezelfde procedure geldt wanneer een onderneming beslist om de methode niet langer toe te passen of haar hoedanigheid van gemengde btw-plichtige verliest. Ook dan dient de administratie op de hoogte gesteld te worden via een voorafgaande kennisgeving. In dat geval kan de belastingplichtige niet langer gebruik maken van de aftrek volgens het werkelijk gebruik vanaf 1 januari van het jaar volgend op de kennisgeving.

Nieuwe rapporteringsverplichting

Het nieuwe KB voorziet eveneens in de verplichting om bepaalde gegevens (in de vorm van gestructureerde gegevens) bij de indiening van de btw-aangifte (Q1 periode of één van de eerste drie maanden).

Meer bepaald moeten de btw-plichtigen bij hun btw-aangifte de volgende gegevens meedelen:

• Het definitief verhoudingsgetal van het vorige jaar (indien van toepassing);
• Het percentage van in rekening gebrachte btw m.b.t. (i) kosten gebruikt voor activiteiten die aanleiding geven tot volledig recht op btw-aftrek, (ii) kosten voor activiteiten die geen recht op aftrek genereren en (iii) kosten die voor beide activiteiten worden gebruikt;
• het bijzondere verhoudingsgetal dat wordt gehanteerd voor de gemengde kosten (bij toepassing van meerdere verhoudingsgetallen moeten die allemaal afzonderlijk worden vermeld, evenals het globale resultaat van de toepassing van die bijzondere verhoudingsgetallen op de aan de belastingplichtige in rekening gebrachte btw over de gemengde kosten).

Deze informatie moet de administratie in staat stellen te beoordelen of de criteria die worden gehanteerd door de belastingplichtige die zijn recht op aftrek wil uitoefenen volgens het werkelijk gebruik, al dan niet aanvaardbaar zijn. Opmerkelijk genoeg wordt de mededeling van deze gegevens gezien als een voorwaarde om het systeem van werkelijk gebruik te mogen toepassen.

Akkoord niet vereist, maar weigering mogelijk

In tegenstelling tot de huidige procedure, zal deze “eenvoudige” voorafgaande kennisgeving volstaan en hoeft men de toelating van de administratie niet meer af te wachten.

Het is slechts wanneer de administratie niet akkoord gaat, dat deze via een gemotiveerde beslissing kan overgaan tot weigering. Deze weigering geldt met terugwerkende kracht, maar dient binnen een bepaalde termijn te worden meegedeeld (i.e. 31 december volgend op het jaar waarin de initiële kennisgeving uitwerking heeft gekregen).

Na deze weigeringsbeslissing kan de belastingplichtige nog altijd tot een akkoord proberen door nieuwe criteria voor te stellen of zelfs in bezwaar gaan.

Ook voor huidige gebruikers

Tot slot en niet onbelangrijk is eveneens bepaald dat belastingplichtigen, die reeds het principe van het werkelijk gebruik toepassen, nog steeds gehouden zullen zijn om een elektronisch kennisgeving te versturen voor de toepassing van deze aftrekregeling. Deze kennisgeving moet volgens dezelfde modaliteiten gebeuren vóór 1 juli 2023. Dat wil normaal gezien zeggen dat ook zij de nodige sleutels enz. aan de administratie zullen moeten voorleggen.

Impact

De impact van deze wijziging kan niet worden onderschat. Het is immers duidelijk dat de administratie “vanop afstand” inzicht wilt krijgen in het globale bedrag dat er wordt afgetrokken en de manier waarop de btw-aftrek wordt bepaald. Gelet op het belang dat aan de administratieve formaliteiten wordt gehecht, kan men zich best voorbereiden op een gefundeerde aftrekpositie.